Бухгалтерские отчеты, технические разработки, конструкторские чертежи и схемы, кадровые дела, договоры, заявки… Не секрет, что объем документооборота в настоящее время только увеличивается, причем в современное время от работника требуется быстрая отправка того или иного файла и также моментальная обработка пришедшего обратно документа. Сегодня многие компании прибегают к услугам профессионалов и собирают все ценные бумаги в одно хранилище – электронный архив. Эти специально разработанные в индивидуальном порядке системы существенно облегчают все рабочие процессы, а также помогают предпринимателю сэкономить средства и рабочие ресурсы, а значит вложить деньги в развитие и модернизацию своего дела. Электронные архивы содержат большое количество информации, в том числе конфиденциальной, постоянно пополняясь новыми и новыми файлами. А что делают с теми бумагами, срок хранения которых давно истек, которые больше не представляют никакой ценности для предприятия, – все правильно, их утилизируют.
Уничтожение конфиденциальных документов производится несколькими способами в зависимости от возможностей компании-заказчика. Конечно, если объем такой ненужной информации невелик, тогда предприятие само удаляет эти материалы. В противном случае утилизацию архивной документации доверяют специальным службам, которые проводят глобальную «чистку». Кстати, использование услуг аутсорсинговых компаний – достаточно распространенное явление в нашей стране, несмотря на то, что направление деятельности это появилось не так давно. Такие фирмы организуют вывоз и уничтожение файлов, которые уже не нужны, при этом соблюдая все необходимые условиях утилизации подобного рода документации (с составлением актов, выездом экспертной комиссии на место и т.д.). Оба способа удаления ненужных данных допустимы, оба хорошо сказываются на оптимизации документооборота того или иного предприятия.
Итак, как проводится утилизация документов с истекшим сроком хранения? Во-первых, с помощью промышленного пресса – специального оборудования, которое измельчает бумаги на мелкие кусочки, поэтому восстановить их не представляется возможным. Этот метод работы со старыми файлами достаточно распространен, потому как позволяет переработать огромное количество неиспользуемой документации. Во-вторых, ненужные бумаги просто сжигают. Этот способ актуален для тем документов, которые носят конфиденциальный характер (однако и другие типы данных также могут быть уничтожены таким образом). Третий способ – это выезд специалистов на предприятие и удаление ненужных архивных документов с помощью собственного оборудования.
