Огромный документооборот становится «головной болью» для руководителей компаний, отделов бухгалтерского учета и кадровых служб. Документация занимает большую площадь, а на систематизацию информации и ее поиск тратится драгоценное время. Поэтому возникает необходимость время от времени заниматься уничтожением документации с истекшим сроком.
Порядок уничтожения документов
Каждый документ должен храниться определенное количество времени. Срок этот регламентируется российским законодательством. Нарушать нормативные требования нельзя. Во-первых, это может повлечь за собой штрафные санкции. Во-вторых, если уничтожить кадровый или бухгалтерский документ раньше времени, у сотрудника в будущем могут возникнуть проблемы с начислением пенсионных выплат. То есть ответственное отношение к хранению и уничтожению документов — это прежде всего долг компании перед специалистами, в ней работающими.
Уничтожение документов, у которых истек срок годности, может осуществляться сотрудниками компании. Однако это отнимает у них драгоценное рабочее время. К тому же, есть риск утраты ценной документации с невозможностью ее последующего восстановления. Поэтому лучшим решением будет доверить задачу по ликвидации документов с истекшим сроком годности профессионалам.
Услуги коммерческих архивов по уничтожению документов
Коммерческие архивы, например, «Архив Нева», могут взять на себя уничтожение любых бумажных документов, в том числе и тех, которые содержат коммерческую тайну. При этом полностью исключено, что доступ к документам получат третьи лица. Уничтожение может осуществляться под контролем представителя организации заказчика или сниматься на камеру. Защита данных осуществляется на протяжении всего процесса утилизации, поэтому утечка информации исключена.
Для уничтожения документов используется только современное оборудование, что позволяет обеспечить высокий уровень секретности. Для ликвидации бумаг применяются такие методы, как шредирование, варка и сжигание. Коммерческие архивы работают в соответствии с требованиями действующего архивного законодательства РФ.
Сотрудники берут на себя транспортные услуги, погрузку документации, подготовку бумаг к уничтожению и составление Акта о конфиденциальном уничтожении документов. Важно отметить, что бумаги подвергаются вторичной переработке, что позволяет заказчику позиционировать свой бизнес как экологичный и социально ответственный. А это является важным дополнительным конкурентным преимуществом.
Уничтожение документов с истекшим сроком годности — задача, которую стоит доверить профессионалам. Это исключит утечку данных и позволит освободить офисное пространство, а также избавить сотрудников от дополнительных нагрузок.
