Многие профессии связаны с периодическими или постоянными командировками. На них компания выделяет средства и требует отчет об их использовании, то есть сотрудник должен уметь грамотно заполнять финансовые отчеты по командировке. Далее в статье будет дано подробное описание по их заполнению.
Какие документы нужны для оформления командировки
Ни один сотрудник государственной организации или частного предприятия не сможет уехать в командировку, если не будут оформлены такие документы:
- Издается приказ об отправления сотрудника в командировку.
- Делается запись в табеле учета рабочего времени.
- Заполняется авансовый отчет с прикреплением к нему всех чеков, которые подтверждают использование финансов организации.
- Служебная записка в случае поездки сотрудника на собственном автомобиле.
Какие нужны документы для отчета о потраченных средствах в командировке
Во время загородной или заграничной командировки производятся траты собственных средств сотрудника, которые потом возмещаются предприятием по предоставленным чекам. Иногда, компания выделяет деньги на поездку отдельно, но за них также необходимо отчитываться.
В авансовый отчет должны входить такие суммы:
- Размер суточных, которые были даны для нужд сотрудника, едущего в командировку. Это постоянная сумма, которая выплачивается за каждые сутки пребывания работника в рабочей поездке.
- Стоимость проезда, если в командировку ехали не собственным транспортом и не на машине компании. Или суммы на топливо по чекам с заправки, если сотрудник ехал на своем авто.
- Стоимость проживания в гостинице. Она указывается в документах, выданных при выписке из номера. Сюда относятся: счет и чек из гостиницы, копии документов о регистрации гостиницы.
- Другие оплаты, которые были сделаны с разрешения руководителя предприятия и входящие в задание, данное сотруднику.
Ранее, к командировочным документам относились и командировочные удостоверения, но они были отменены и являются необязательными. Некоторые работодатели все же продолжают их оформлять, чтобы легче было сверять данные. Также такой лист является документальным подтверждением того, что командировка состоялась и сотрудник действительно выполнял задание в другом городе или стране.
Таким образом, оформление командировочных документов требует внимательности и скрупулезности, поскольку неправильный отчет влечет за собой не возвращение потраченных в рабочей поездке средств.